Dotazy se týkají především:          

  1. Jestli má klient s námi podepisovat zpracovatelskou smlouvu, která definuje způsoby, účely a další parametry pro práci s osobními údaji, kterými se máme řídit. Jedná se o dokument, který běžně podepisuje správce dat se svými zpracovateli.
  2. Na základě čeho budou klienti využívat a oslovovat subjekty z databáze ISTAV?.
  3. Jak prakticky postupovat při využívání služby ISTAV?

 

ODPOVĚDI:

  1. My nejsme ve vztahu k zákazníkům ISTAVu zpracovatelem informací. Tudíž s námi klienti nemohou podepisovat zpracovatelské smlouvy. My jsme správce informací, které jsou obsaženy v databázi ISTAV. Rozdíl mezi správcem a zpracovatelem je v tom, že správce rozhoduje o způsobu užití údajů v databázi, zpracovatel zpracovává údaje v rozsahu a na základě pokynů udělených správcem, zpracovatel nerozhoduje o účelu, způsobu zpracování osobních údajů. Takže společnost Istav Media je určitě správcem osobních údajů uvedených v databázi ISTAV.
  2. Právní tituly, o které se opírá zpracování osobních údajů osob, které jsou obsaženy v databázi ISTAV naší společností, ale také klienty služby ISTAV rozdělujeme do 2 kategorií:
    1. První kategorií jsou osobní údaje privátních investorů (převážně privátní investoři rodinných domů), u kterých je třeba získat jejich souhlas pro zpracování osobních údajů a to jak pro naše účely, tak i pro marketingové a obchodní účely našich klientů. V hovorech tyto privátní osoby (investoři RD) musí souhlasit s tímto ustanovením, aby mohly být v databázi ISTAV uvedeny. Tzn. právním titulem pro evidenci těchto osob v databázi ISTAV a také právní titul pro oslovení těchto osob našimi klienty je vyjádřený souhlas. Společně se souhlasem s poskytnutím osobních údajů informujeme tyto osoby o účelu, způsobu a době zpracování jejich osobních údajů včetně možnosti kdykoliv jimi vyjádřený souhlas zrušit (odkazujeme je na náš generální dokument obsahující informace o zpracování osobních údajů
    2. Druhou kategorií jsou osobní údaje osob, které pracují pro obce, úřady, developery nebo společnosti plánující výstavbu. Tzn. osoby jako jsou (starostové, úředníci, zaměstnanci developerů, atp.). Informace, které jsou v těchto projektech obsaženy jsou veřejné dokumenty jako např. vyhlášené veřejné zakázky, vyhlášená výběrová řízení, vyhlášená územní rozhodnutí, atp. Tyto osoby kontaktují naši klienti na základě právního titulu oprávněného zájmu za účelem sjednání obchodu a to opakovaně. Tzn. jedná se o subjekty, se kterými naši klienti opakovaně řeší nabídky služeb nebo nabídky dodávky zboží s cílem uzavření obchodu = oprávněný zájem.

Při telefonické komunikaci s těmito osobami získáváme další informace, které nemusí být obsaženy ve veřejných dokumentech (telefonní kontakty, emaily, atp.), proto v rámci telefonické komunikace s těmito osobami žádáme také (stejně tak jak u privátních osob) souhlas dané osoby se zpracováním osobních údajů a to jak pro náš účel, tak i pro účely marketingové a obchodní komunikace zákazníků služby ISTAV. Stejně tak, jako osoby v bodě a) jsou tyto osoby informovány o účelu, způsobu a době zpracování jejich osobních údajů prostřednictvím generálního dokumentu obsahující informace o zpracování osobních údajů.

  1. Jak postupovat při využívání služby ISTAV:

a.        Prvním krokem je samozřejmě identifikace vhodného projektu přímo v databázi ISTAV. Dalším krokem je telefonické kontaktování konkrétního subjektu z projektu, tento kontakt bude realizován v jednom ze tří níže uvedených režimů:

  • bez právního titulu specifikovaném GDPR (to je v případě, že se nejedná o kontakt osoby, ale o kontakt společnosti, pro kterou GDPR samozřejmě právní tituly nespecifikuje).
  • na základě právního titulu Oprávněného zájmu (např. pokud budete kontaktovat starostu z obce, která vyhlásila veřejnou zakázku)
  • na základě právního titulu Souhlasu (to je např. u případů kontaktu privátní osoby, která staví RD. U těchto osob VŽDY získáváme souhlas pro kontaktování od klientů ISTAVu!).

b.      V rámci telefonického kontaktu dojde k tomuto postupu:

  • zjištění, zda je projekt a stavební záměr dané společnosti nebo osoby vůbec zajímavý pro účely našeho klienta
  • pokud je zajímavý, tak následuje domluvení dalších kroků komunikace (osobní schůzka, email, další telefonát), které bude klient ISTAVu s danou osobou nebo společností realizovát. O těchto krocích by samozřejmě osoba měla vědět a s kroky souhlasit, tzn. například by měla vyjádřit souhlas s tím, že bude konkrétní osobě náš klient zasílat např. obchodní sdělení formou emailu. Tento souhlas je možné získat už v rámci realizovaného hovoru jednoduše tím, že osoba vyjádří s tímto způsobem komunikace (zasílání emailů) svůj souhlas.

c.       Postup po realizování telefonického kontaktu záleží na tom, zda klient ukládá osobní údaje z databáze ISTAV do svých systému a nebo pracuje jen on-line v programu ISTAV Xplorer

  • pokud klient zvolí takový postup, že osobní data z projektů ukládá do svých systémů (vkládání do svých CRM systémů, vytváření databází na svých serverech a počítačích všemi způsoby), tak je potřeba splnit jeden z právních titulů pro uložení osobních dat na své servery a počítače – těmito tituly mohou být opět jak Oprávněný zájem, tak i získaný Souhlas. A dále je povinen informovat všechny osoby o účelu, způsobu a době, po kterou bude daná společnost evidovat údaje dané osoby na svých serverech. Jednoduše řešeno, daná osoba musí vědět o tom, že její data jsou uložena u nějaké společnosti. Tuto informační povinnost je možné také splnit prostřednictvím odkazu v emailové komunikaci s danou osobou.
  • pokud klient nevytváří vlastní databáze, ale pracuje on-line v aplikaci ISTAV Xplorer, tak povinnosti popsané v bodě výše nemusí realizovat. Pokud klient data exportuje krátkodobě např. do excelového dokumentu, který ale slouží KRÁTKODOBĚ výhradně v procesu kontaktování osob, s tím, že takový excelový soubor není vůbec ukládán nebo je po kontaktování těchto osob smazán, nejedná se o vytváření databází a nemusí tak splnit povinnosti popsané v bodě výše!

 

 

Více informací v příloze nebo na https://istav.cz/gdpr.html